Clara AI:
il tuo assistente scheduling
Clara è un assistente AI che gestisce la pianificazione dei meeting al posto tuo — interamente via email, senza app da installare, senza nuove interfacce da imparare. Metti Clara in CC in un'email e lei si occupa di tutto il resto: propone orari, gestisce le risposte, manda i follow-up e conferma il meeting.
La pianificazione di un meeting richiede in media 5-8 email di botta e risposta. Su 10 meeting a settimana significa 50-80 email — ore di lavoro sprecate in attività che non producono valore. Clara elimina completamente questo overhead: tu scrivi la prima email, lei gestisce tutto il resto fino alla conferma sul calendario.
Cosa fa Clara in pratica
- 📅Propone disponibilità in automaticoLegge il tuo calendario, identifica gli slot liberi rispettando le tue preferenze (finestre orarie, buffer tra meeting, fuso orario) e li propone all'interlocutore.
- 🔄Gestisce ogni rispostaQuando l'interlocutore risponde con preferenze, obiezioni o richieste di spostamento, Clara replica autonomamente — adattando la proposta senza coinvolgerti.
- 📨Manda follow-up automaticiSe l'interlocutore non risponde, Clara invia reminder educati dopo 2-3 giorni — senza che tu debba ricordartelo.
- ✅Conferma e crea l'eventoQuando si trova un orario, Clara invia l'invito calendario a tutti i partecipanti e aggiunge il meeting al tuo calendario.
Executive, sales rep, recruiter, consulenti, professionisti con alto volume di meeting — chiunque passi più di 3-4 ore a settimana a gestire la pianificazione trova in Clara un ROI immediato. Tra le aziende che la usano: Pinterest, InVision, Plaid, Rubrik, Noom.
Il meccanismo di Clara:
NLP + calendario
Clara non è un semplice bot a risposte predefinite — usa Natural Language Processing avanzato per leggere il contesto dell'email, capire le intenzioni e rispondere in modo naturale, come farebbe un'assistente umana.
Come scrive Clara
Clara scrive in prima persona usando il tuo nome — "Sto scrivendo per conto di Marco per organizzare la chiamata." Il tono è professionale, diretto e completamente naturale. Gli interlocutori spesso non si accorgono di non stare parlando con un umano.
Scrivo per conto di Marco per organizzare la vostra chiamata di 30 minuti.
Ecco alcune disponibilità per la settimana prossima (ora italiana):
— Martedì 15 luglio, 10:00–10:30
— Mercoledì 16 luglio, 14:00–14:30
— Giovedì 17 luglio, 11:00–11:30
Quale di questi funziona meglio per te? Se nessuno è comodo, fammi sapere le tue disponibilità e trovo un'alternativa.
Grazie,
Clara, per conto di Marco Consiglio
Clara è alimentata da AI ma supportata da un team di Executive Assistants umani pronti a intervenire nei casi complessi — richieste ambigue, interlocutori difficili, situazioni fuori dall'ordinario. Questo garantisce che ogni meeting venga confermato, anche quando il puro AI non basta.
Configurare Clara
in 15 minuti
Clara non richiede installazione di software. Il setup avviene interamente online — collega il calendario, imposta le preferenze di scheduling e Clara è pronta.
Clara ha un indirizzo email dedicato: di solito clara@claralabs.com oppure, su piano Enterprise, un indirizzo personalizzato con il tuo dominio aziendale (es. clara@tuaazienda.it) — così i tuoi interlocutori vedono un assistente nativo della tua organizzazione. L'indirizzo personalizzato è disponibile dal piano Pro.
Il workflow:
metti Clara in CC e basta
L'intera interazione con Clara avviene mettendola in copia CC nell'email. Non devi imparare comandi speciali, non devi cambiare il tuo modo di scrivere — Clara capisce il contesto dal linguaggio naturale.
Scenario 1 — Tu scrivi la prima email
Sarebbe bello sentirci per discutere della proposta. Potresti trovare 30 minuti la settimana prossima?
Ho messo in CC la mia assistente Clara che si occuperà di trovare un orario comodo per entrambi.
A presto,
Marco
Da questo momento Clara gestisce il thread fino alla conferma del meeting. Tu puoi smettere di seguire quella conversazione.
Scenario 2 — Qualcuno ti scrive per fissare un meeting
Mi piacerebbe fissare una call per esplorare una possibile collaborazione. Sei disponibile la settimana prossima?
Rispondi includendo Clara in CC:
Non serve mai mettere Clara in CC più di una volta per lo stesso thread. Una volta che è nel thread, Clara segue tutta la conversazione fino alla conferma. Se la metti in CC due volte per lo stesso meeting potresti generare duplicati — in caso di dubbio, controlla il thread prima di aggiungerla di nuovo.
Follow-up automatici:
nessun meeting perso
Uno dei problemi più comuni nella pianificazione: l'interlocutore non risponde. Con Clara, i follow-up sono automatici — lei ri-contatta educatamente dopo 2-3 giorni senza che tu debba ricordartelo.
- ⏰Primo follow-up automaticoSe l'interlocutore non risponde entro 2-3 giorni dalla proposta di orari, Clara manda un reminder gentile — "Volevo assicurarmi che la mia email precedente non ti sia sfuggita..."
- 🔄Secondo follow-up (opzionale)Configurabile: se dopo il primo follow-up ancora nessuna risposta, Clara può inviare un secondo reminder dopo altri 3 giorni — con tono leggermente diverso.
- 🛑Chiusura automaticaDopo N follow-up senza risposta (configurabile), Clara chiude educatamente il thread — "Capisco che potresti avere impegni più urgenti. Se vorrai riprendere la conversazione in futuro, sono qui."
- 📊Notifiche al proprietarioClara ti notifica solo nelle situazioni eccezionali: quando non riesce a trovare slot compatibili, quando l'interlocutore pone domande a cui Clara non può rispondere, o quando il thread si chiude senza meeting.
Nella dashboard di Clara puoi configurare il tono dei follow-up — da formale a casual — e la frequenza. Per i recruiter che gestiscono molti candidati, il tono casual funziona meglio. Per executive e partner aziendali, quello formale è preferibile. Clara adatta anche la lingua automaticamente se l'interlocutore scrive in una lingua diversa dall'italiano.
Meeting di gruppo
e fusi orari
Clara gestisce con la stessa efficienza meeting 1:1, meeting di gruppo con più partecipanti e call internazionali su fusi orari diversi — tutta la complessità è trasparente per te.
Meeting di gruppo
Metti Clara in CC su un'email con più destinatari. Clara raccoglie le disponibilità di tutti i partecipanti — interagendo separatamente con ciascuno se necessario — e trova lo slot che funziona per tutti. Questo processo, che manualmente richiede ore di coordinamento, Clara lo risolve in modo asincrono senza che tu debba fare nulla.
A: giulia@team.it, andrea@team.it, marco@cliente.it CC: clara@claralabs.com Ciao a tutti, vorrei che ci incontrassimo per il kick-off del progetto. Ho aggiunto in CC Clara che coordinerà gli orari per tutti. Marco
Fusi orari internazionali
Clara rileva automaticamente il fuso orario dell'interlocutore dall'header dell'email o dalla firma — e propone gli orari già convertiti nel fuso corretto. Se hai un cliente a New York, Clara mostra "10:00 EST / 16:00 CET" eliminando qualsiasi ambiguità.
Per meeting fissi (es. sync settimanale, 1:1 mensile) puoi istruire Clara nella email iniziale — "Organizziamo una call settimanale ogni lunedì mattina". Clara cercherà lo slot ricorrente che funziona per entrambi e creerà l'evento ricorrente nel calendario.
Connettere Clara
al tuo stack
| Strumento | Tipo integrazione | Cosa fa |
|---|---|---|
| Google Calendar | Nativa · OAuth | Legge disponibilità, crea eventi, invia inviti |
| Microsoft Outlook | Nativa · OAuth | Come Google Calendar — supporta Exchange e Office 365 |
| Gmail | Nativa (via CC) | Clara legge i thread e risponde direttamente dall'indirizzo claralabs |
| Zoom | Nativa | Aggiunge automaticamente il link Zoom a ogni meeting confermato |
| Google Meet | Tramite Google Calendar | Il link Meet viene generato con l'invito calendario |
| Microsoft Teams | Tramite Outlook | Link Teams automatico negli inviti Outlook |
| Salesforce CRM | Integrazione avanzata | Logga automaticamente il meeting nel record CRM del contatto |
| HubSpot CRM | Integrazione avanzata | Crea automaticamente un'attività nel CRM per ogni meeting confermato |
| Greenhouse / Lever | Integrazioni ATS | Schedula interview direttamente dall'ATS senza uscire dalla piattaforma |
| Zapier | Custom via webhook | Collega Clara a qualsiasi app con trigger "meeting confermato" |
Privacy e sicurezza:
nessuno legge le tue email
Uno dei temi più sensibili per chi considera Clara: le email dei clienti e dei prospect vengono elaborate da un sistema AI. Clara affronta questo tema in modo esplicito — con garanzie tecniche e organizzative precise.
- 🔒Nessun operatore umano legge le emailIl punto più importante: Clara processa i thread in modo completamente automatizzato. Nessun revisore, nessun contractor legge le tue email o quelle dei tuoi interlocutori. Il processo è interamente machine-driven.
- 🤝Human backup solo in casi eccezionaliGli Executive Assistants umani intervengono solo quando l'AI non riesce a gestire un caso — e solo sulla parte del thread necessaria a risolvere il problema specifico, non sull'intera conversazione.
- 🔐Crittografia end-to-endTutti i dati in transito e a riposo sono crittografati. Clara non memorizza il contenuto delle email oltre il tempo necessario per gestire il thread.
- 🏢Conformità enterpriseClara è conforme a SOC 2 Type II, GDPR (con DPA disponibile) e CCPA. Sul piano Enterprise è disponibile un contratto di Data Processing Agreement personalizzato.
Per studi legali, strutture sanitarie e organizzazioni con obblighi di confidenzialità stretti (es. NDA con i clienti), è consigliabile far revisionare i termini di servizio di Clara dal proprio legale prima dell'adozione. Clara offre un DPA (Data Processing Agreement) su piano Enterprise che copre la maggior parte dei requisiti di conformità.
Clara in pratica:
il tuo primo meeting automatico
- Vai su claralabs.com → "Get Started" → registrazione con email aziendale. Inizia il trial gratuito di 14 giorni.
- Connetti Google Calendar o Outlook tramite OAuth. Clara mostrerà i tuoi slot liberi dei prossimi 7 giorni — verifica che siano corretti.
- Configura le preferenze: orari disponibili (es. lunedì-venerdì 9:00-18:00), buffer tra meeting (15 minuti), durata default meeting (30 o 60 minuti).
- Scegli un collega o contatto di cui ti fidi per il test. Scrivi un'email reale per fissare un meeting e metti clara@claralabs.com in CC.
- Aspetta la risposta di Clara — di solito arriva in pochi minuti. Osserva come scrive, come propone gli orari. Il tuo interlocutore vede qualcosa di naturale?
- Quando il meeting è confermato, verifica che l'evento sia apparso nel tuo calendario. Clara ha creato anche l'invito per il tuo interlocutore?
- Identifica 2 colleghi disponibili per partecipare al test — ideale se uno è in un fuso orario diverso (es. UK o USA).
- Scrivi un'email con tutti e 3 in TO/CC e aggiungi clara@claralabs.com in CC. Specifica la durata ("45 minuti") e l'obiettivo del meeting.
- Osserva come Clara gestisce i 3 thread separatamente — risponde a ciascuno nella propria conversazione, poi ricompone la disponibilità comune.
- Se uno dei partecipanti è in un fuso diverso, verifica che Clara abbia mostrato gli orari convertiti correttamente.
- Quando il meeting è confermato: quante email sono state necessarie da parte tua? Confronta con quanto avresti impiegato senza Clara.