Microsoft Outlook Classic — Corso completo

Conoscere Outlook Classic

Outlook Classic è il programma di Microsoft 365 che riunisce in un unico posto posta elettronica, calendario, contatti e attività. In questo corso, aggiornato al 2026, lavoriamo con dati di esempio fittizi: nessun messaggio reale viene mostrato o inviato.

La finestra principale

Al primo sguardo la finestra si divide in quattro zone:

Barra di spostamento a sinistra, con le icone di Posta, Calendario, Persone, Attività e Cartelle;
Riquadro delle cartelle: Posta in arrivo, Posta eliminata, Calendario, Contatti, Attività, Cartelle ricerche;
Elenco dei messaggi, con le schede Tutto e Non letti e l'ordinamento Per Data;
Riquadro di lettura, che mostra il contenuto del messaggio selezionato.

La finestra di Outlook Classic: nastro in alto, cartelle a sinistra, elenco messaggi e riquadro di lettura

Per iniziare: il Nastro in alto cambia in base alla scheda scelta (File, Home, Invia/Ricevi, Cartella, Visualizza...). Se non trovi un comando, prova a guardare nella scheda successiva.

La scheda Home

È la scheda che userai di più. È divisa in gruppi:

Nuovo: Nuovo messaggio di posta elettronica e Nuovi elementi;
Elimina: Ignora, Pulisci, Posta indesiderata, Elimina, Archivia;
Rispondi: Rispondi, Rispondi a tutti, Inoltra, Riunione;
Azioni rapide: scorciatoie personalizzabili come Al responsabile o Crea nuova;
Sposta: Sposta, Regole, Invia a OneNote;
Categorie: Da leggere/Letto, Categorizza, Completa;
Trova: Cerca persone, Rubrica, Filtra posta elettronica.

La scheda Invia/Ricevi

Controlla lo scambio dei messaggi con il server. Qui trovi Invia/Ricevi in tutte le cartelle, Aggiorna cartella, Invia tutti, Gruppi di invio/ricezione, Mostra stato, Annulla tutto, il download delle intestazioni e la modalità Offline.

La scheda Cartella

Serve a organizzare l'archivio: Nuova cartella, Nuova cartella ricerche, Rinomina, Copia, Sposta o Elimina cartella, Segna tutti come già letti, Applica regole, Pulisci cartella, Recupera posta eliminata, Impostazioni archiviazione automatica, Autorizzazioni e Proprietà cartella.

La scheda Visualizza

Permette di cambiare l'aspetto della posta: Cambia visualizzazione, Impostazioni visualizzazione, Mostra come conversazioni, Anteprima messaggio, Cambia ordine, Aggiungi colonne, Riquadro delle cartelle, Riquadro di lettura, Barra Da fare, Finestra promemoria e lo Strumento di lettura immersiva.

Il menu File e le informazioni sull'account

La scheda File apre la visualizzazione Backstage. In Informazioni compaiono gli account configurati (per esempio Google Workspace con protocollo MAPI), con i pulsanti Aggiungi account, Impostazioni account, Impostazioni cassetta postale (Strumenti) e Regole e avvisi. Nel menu a sinistra trovi anche Apri ed esporta, Salva con nome, Stampa, Account di Office, Opzioni ed Esci.

File > Informazioni: account, impostazioni cassetta postale e regole e avvisi

Attenzione: prima di modificare le impostazioni dell'account o svuotare cartelle, assicurati di sapere cosa stai cambiando: alcune azioni su Posta eliminata sono definitive.

Checklist operativa

Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.

So riconoscere le quattro zone della finestra di Outlook

So passare da Posta a Calendario, Persone e Attività

So usare i gruppi della scheda Home

So avviare uno scambio con Invia/Ricevi

So creare e rinominare una cartella dalla scheda Cartella

So mostrare o nascondere il Riquadro di lettura

So lavorare offline con il pulsante Offline

So trovare le informazioni sull'account in File

Tipologie applicative

Outlook organizza il lavoro quotidiano in sei ambienti principali, ciascuno con il proprio nastro.

Posta

Ricevere, leggere, rispondere e archiviare messaggi.

Calendario

Appuntamenti, riunioni e promemoria.

Persone

Rubrica di contatti e gruppi.

Attività

Elenco delle cose da fare con scadenze.

Cartelle

Struttura dell'archivio, anche con cartelle ricerche.

Backstage (File)

Account, impostazioni, stampa e opzioni.

Glossario interattivo

Tocca un termine per vederne la definizione.

Nastro

La barra a schede in alto con i comandi raggruppati.

Riquadro di lettura

Zona che mostra il contenuto del messaggio selezionato.

Posta in arrivo

Cartella in cui arrivano i nuovi messaggi.

Posta eliminata

Cartella che raccoglie gli elementi cancellati.

Invia/Ricevi

Operazione che sincronizza i messaggi con il server.

Modalità Offline

Lavoro senza connessione al server.

Barra Da fare

Pannello con calendario e attività imminenti.

Backstage

Visualizzazione della scheda File con account e opzioni.

Esercitazioni pratiche

Esercizio 1 — Esplora il nastro

Apri una dopo l'altra le schede Home, Invia/Ricevi, Cartella e Visualizza e annota, per ciascuna, due comandi che ti sembrano utili.

Esercizio 2 — Cambia il riquadro di lettura

Dalla scheda Visualizza sposta il Riquadro di lettura a destra, poi in basso, poi disattivalo. Quale disposizione preferisci e perché?

Esercizio 3 — Controlla l'account

Apri File > Informazioni e individua l'account configurato, il pulsante Impostazioni account e il comando Regole e avvisi, senza modificare nulla.

Quiz & Attestato

Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.

Quiz da 30 domande · soglia di superamento 70%.

1. Che cos'è Outlook Classic?

2. Dove si trova l'elenco delle cartelle?

3. Che cosa mostra il Riquadro di lettura?

4. Quali schede mostra l'elenco messaggi nella cartella Posta in arrivo?

5. Quale scheda contiene il pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica?

6. Quale comando risponde a tutti i destinatari di un messaggio?

7. A che cosa serve Inoltra?

8. Che cosa fa il comando Archivia?

9. Che cosa sono le Azioni rapide?

10. Quale gruppo della scheda Home contiene Sposta, Regole e Invia a OneNote?

11. Quale pulsante trova persone nella rubrica dalla scheda Home?

12. A che cosa serve la scheda Invia/Ricevi?

13. Che cosa fa il pulsante Offline?

14. Che cosa fa Invia tutti?

15. Quale scheda serve per creare una nuova cartella?

16. Che cosa fa Segna tutti come già letti?

17. Che cosa fa Pulisci cartella?

18. Dove si regolano le impostazioni di archiviazione automatica?

19. Che cosa permette Cambia visualizzazione?

20. Che cosa fa Mostra come conversazioni?

21. Quale comando cambia la posizione del Riquadro di lettura?

22. Che cos'è la Barra Da fare?

23. Che cosa mostra la Finestra promemoria?

24. Quale scheda permette di aprire l'area Backstage?

25. Che cos'è Backstage?

26. Dove si aggiunge un nuovo account di posta?

27. Dove si apre Regole e avvisi dal Backstage?

28. Quale voce del Backstage apre la finestra delle Opzioni di Outlook?

29. Che cosa mostra la barra di stato in basso?

30. Qual è il messaggio centrale di questa area?

Genera il tuo attestato

Dopo aver superato il quiz (soglia 70%), inserisci il tuo nome per generare l'attestato.

Scrivere un messaggio efficace

Un buon messaggio ha destinatari corretti, un oggetto chiaro, un testo ordinato e, se serve, allegati e firma. Negli esempi usiamo solo indirizzi fittizi: prima di inviare un messaggio vero, controlla sempre i destinatari.

La finestra Nuovo messaggio

Dalla scheda Home il pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica apre una finestra con le schede Messaggio, Inserisci, Disegno, Opzioni, Formato testo, Revisione, Sviluppo e Guida. Sopra il corpo del testo ci sono il pulsante Invia e i campi:

A: i destinatari principali;
Cc: copia per conoscenza, visibile a tutti;
Ccn: copia nascosta, invisibile agli altri destinatari;
Oggetto: il titolo del messaggio.

La finestra Nuovo messaggio con i campi A, Cc, Ccn, Oggetto e il pulsante Invia

Buona pratica: scrivi un oggetto che si capisca anche senza aprire il messaggio, per esempio «Preventivo fornitura materiali — conferma entro venerdì».

La scheda Messaggio

Raccoglie i comandi di uso quotidiano: Incolla, Taglia, Copia, Copia formato, Rubrica, Controlla nomi, Allega file, Collegamento, Firma, Allega file tramite link, i Componenti Loop, il contrassegno Completa, le priorità alta e bassa, la Dettatura e l'Editor per i suggerimenti di scrittura.

La scheda Inserisci

Permette di arricchire il messaggio: Allega file, Elemento di Outlook, Biglietto da visita, Calendario, Firma, Tabella, Immagini, Forme, Icone, SmartArt, Grafico, Schermata, Collegamento, Segnalibro, Casella di testo, Data e ora, Equazione, Simbolo e Linea orizzontale.

La scheda Opzioni

Controlla l'aspetto e il comportamento del singolo messaggio: Temi, Colori, Tipi di carattere, Effetti, Colore pagina, il campo Ccn, il campo Da, i pulsanti di votazione, la conferma di recapito e la conferma di lettura, Salva elemento inviato in, Ritarda recapito e Invia risposte a.

Attenzione: Ritarda recapito trattiene il messaggio nella posta in uscita fino all'ora scelta. Se chiudi Outlook prima di quel momento, il messaggio non parte.

La scheda Formato testo

Qui scegli il formato del messaggio: HTML (testo formattato con immagini), Testo normale (senza formattazione, più compatibile) oppure Testo con formattazione. Sono disponibili anche gli Stili (Normale, Nessuna spaziatura, Titolo 1, Titolo 2, Titolo, Sottotitolo) e i comandi Trova, Sostituisci, Seleziona e Zoom.

La firma

Una firma è un blocco di testo che si aggiunge in fondo ai messaggi (nome, ruolo, recapiti). Il pulsante Firma mostra le firme salvate (nell'esempio «work») e la voce Firme... per crearne o modificarne.

Prima di inviare: controlla i destinatari, rileggi l'oggetto, verifica che l'allegato citato sia davvero allegato. Poi premi Invia.

Checklist operativa

Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.

So aprire un nuovo messaggio e compilare A, Cc e Oggetto

So distinguere Cc da Ccn

So allegare un file e inserire un collegamento

So controllare i nomi dei destinatari

So scegliere tra HTML, Testo normale e Testo con formattazione

So impostare priorità, conferma di lettura e ritardo di recapito

So creare e inserire una firma

So rileggere il messaggio prima di inviarlo

Tipologie applicative

Un messaggio si può scrivere in tre formati e arricchire con vari elementi.

HTML

Testo formattato con colori, immagini e collegamenti.

Testo normale

Solo testo, massima compatibilità.

Testo con formattazione

Formato RTF, usato soprattutto in ambienti Exchange.

Allegati

File, elementi di Outlook e biglietti da visita.

Firme

Blocchi di testo aggiunti automaticamente.

Opzioni di recapito

Priorità, conferme e ritardo di invio.

Glossario interattivo

Tocca un termine per vederne la definizione.

Campo dei destinatari principali.

Copia per conoscenza, visibile a tutti.

Ccn

Copia nascosta: gli altri destinatari non la vedono.

Oggetto

Titolo del messaggio.

Allegato

File accluso al messaggio.

Firma

Testo che si aggiunge in coda ai messaggi.

Conferma di lettura

Richiesta di notifica quando il destinatario legge il messaggio.

Ritarda recapito

Opzione che rimanda l'invio a un'ora stabilita.

Esercitazioni pratiche

Esercizio 1 — Un messaggio completo

Scrivi un messaggio di prova indirizzato a un indirizzo fittizio, con oggetto chiaro, due righe di testo e un collegamento. Non inviarlo: chiudilo salvando come bozza.

Esercizio 2 — Cc o Ccn?

Per ciascuna situazione decidi se usare Cc o Ccn: avviso a un gruppo di colleghi che si conoscono; invito a molte persone che non devono vedere gli indirizzi degli altri.

Esercizio 3 — Formati a confronto

Cambia il formato del messaggio da HTML a Testo normale e osserva che cosa succede alla formattazione. Quando preferiresti ciascun formato?

Quiz & Attestato

Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.

Quiz da 30 domande · soglia di superamento 70%.

1. Quale pulsante apre un nuovo messaggio?

2. Che cosa si scrive nel campo A?

3. Che cos'è il campo Cc?

4. Che cos'è il campo Ccn?

5. Quando conviene usare Ccn?

6. A che cosa serve il campo Oggetto?

7. Quale comando verifica che i destinatari esistano in rubrica?

8. Quale comando allega un file?

9. Che cosa fa Copia formato?

10. Che cosa si può inserire dalla scheda Inserisci?

11. Che cos'è un Elemento di Outlook allegato?

12. Che cosa inserisce il comando Biglietto da visita?

13. Quale scheda contiene Ritarda recapito?

14. Che cosa fa Ritarda recapito?

15. Che cosa succede se si chiude Outlook prima dell'ora del recapito ritardato?

16. Che cos'è la conferma di lettura?

17. A che cosa servono i pulsanti di votazione?

18. Quale formato conserva colori e immagini?

19. Quale formato è il più semplice e compatibile?

20. Dove si cambia il formato del messaggio?

21. Che cosa sono gli Stili come Titolo 1?

22. Che cos'è una firma?

23. Quale voce del menu Firma permette di crearne una nuova?

24. Quale comando suggerisce miglioramenti di ortografia e stile?

25. Che cosa fa la Dettatura?

26. Che cosa fa il pulsante Invia?

27. Che cosa significa priorità alta?

28. Dove si salva il messaggio inviato di default?

29. Che cosa conviene controllare prima di inviare?

30. Qual è il messaggio centrale di questa area?

Genera il tuo attestato

Dopo aver superato il quiz (soglia 70%), inserisci il tuo nome per generare l'attestato.

Dominare la casella di posta

Con il tempo la Posta in arrivo si riempie. Outlook offre tre strumenti per tenerla in ordine: la ricerca per ritrovare un messaggio, le regole per smistare automaticamente la posta e le categorie e i contrassegni per dare priorità e colore.

La ricerca

Cliccando nella casella Cerca in alto si apre la scheda Cerca. Il risultato evidenzia in giallo il termine trovato. Il gruppo Ambito permette di decidere dove cercare:

Tutte le cassette postali;
Cassetta postale corrente;
Cartella corrente;
Sottocartelle;
Tutti gli elementi di Outlook (posta, calendario, contatti, attività).

Il gruppo Perfeziona filtra per Da, Oggetto, Con allegati, Categorizzati, Inviato a, Da leggere, Contrassegnati, Con priorità alta e Altro. Le Ricerche recenti riportano quanto cercato in precedenza.

La ricerca nella cartella corrente: il termine cercato è evidenziato e la scheda Cerca mostra Ambito e Perfeziona

Suggerimento: se cerchi in tutte le cassette postali, ricorda che i risultati possono includere messaggi di altri account configurati. Restringi l'ambito quando lavori in pubblico o davanti a un gruppo.

Le regole

Una regola esegue automaticamente un'azione quando arriva un messaggio che rispetta una condizione. Dal pulsante Regole (gruppo Sposta della scheda Home) si accede a:

Sposta sempre messaggi da...: crea al volo una regola per il mittente selezionato;
Crea regola...: apre una finestra semplificata;
Gestisci regole e avvisi...: elenco completo delle regole.

Il menu Regole con Sposta sempre messaggi da, Crea regola e Gestisci regole e avvisi

La finestra Crea regola

In alto si scelgono le condizioni (Da, L'oggetto contiene, Inviato a); sotto le azioni: Visualizza avviso nella finestra Avviso nuovi messaggi, Riproduci suono selezionato, Sposta elemento nella cartella. Il pulsante Opzioni avanzate apre la procedura guidata completa.

Attenzione: una regola che sposta i messaggi può farli «sparire» dalla Posta in arrivo. Dopo aver creato una regola controlla sempre la cartella di destinazione.

Le categorie colorate

Il pulsante Categorizza assegna un colore al messaggio: categoria arancione, blu, gialla, rossa, verde, viola. Dallo stesso menu si accede a Tutte le categorie... (per rinominarle, per esempio «Clienti» o «Urgente»), a Imposta singolo clic... e a Cancella tutte le categorie.

Il menu Categorizza con le sei categorie colorate e Tutte le categorie

I contrassegni (Completa)

Il pulsante Completa aggiunge una bandierina con una scadenza: Oggi, Domani, Questa settimana, Prossima settimana, Nessuna data, Personalizza.... Si può aggiungere un promemoria, Segna come completata o Cancella contrassegno. I messaggi contrassegnati compaiono anche nell'elenco delle attività.

Il menu di contrassegno con le scadenze Oggi, Domani, Questa settimana e Personalizza

Checklist operativa

Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.

So cercare un messaggio dalla casella Cerca

So scegliere l'ambito della ricerca

So perfezionare la ricerca per mittente o allegato

So creare una regola dalla finestra Crea regola

So aprire Gestisci regole e avvisi

So assegnare e rinominare una categoria colorata

So contrassegnare un messaggio con una scadenza

So controllare la cartella di destinazione di una regola

Tipologie applicative

Per tenere in ordine la posta si combinano più strumenti.

Ricerca

Ritrova un messaggio per parola, mittente o allegato.

Cartelle ricerche

Cartelle virtuali che mostrano i risultati di un filtro.

Regole

Smistano o segnalano automaticamente i messaggi.

Categorie

Etichette colorate per classificare.

Contrassegni

Bandierine con scadenza e promemoria.

Filtri

Mostrano solo i messaggi che rispettano un criterio.

Glossario interattivo

Tocca un termine per vederne la definizione.

Ambito di ricerca

Zona di Outlook in cui si cerca.

Perfeziona

Gruppo di filtri aggiuntivi della ricerca.

Regola

Azione automatica applicata ai messaggi che soddisfano una condizione.

Condizione

Criterio che attiva la regola.

Categoria

Etichetta colorata assegnabile a un elemento.

Contrassegno

Bandierina di richiamo con scadenza.

Promemoria

Avviso a una data e ora scelte.

Cartella ricerche

Cartella virtuale basata su criteri di ricerca.

Esercitazioni pratiche

Esercizio 1 — Cerca con precisione

Cerca la parola «preventivo» limitando l'ambito alla cartella corrente. Poi usa Perfeziona > Con allegati per restringere i risultati.

Esercizio 2 — Una regola di smistamento

Progetta (senza attivarla) una regola che sposti in una cartella «Riunioni» i messaggi il cui oggetto contiene la parola «riunione». Indica condizione e azione.

Esercizio 3 — Colori e scadenze

Rinomina la categoria rossa in «Urgente» e contrassegna un messaggio di prova con scadenza Questa settimana.

Quiz & Attestato

Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.

Quiz da 30 domande · soglia di superamento 70%.

1. Dove si avvia una ricerca nella posta?

2. Che scheda compare quando si clicca in Cerca?

3. Come vengono mostrati i termini trovati?

4. Che cosa definisce l'Ambito?

5. Quale ambito limita la ricerca alla cartella aperta?

6. Che cosa include Tutti gli elementi di Outlook?

7. A che cosa serve il gruppo Perfeziona?

8. Quale filtro mostra solo messaggi con file allegati?

9. Che cosa mostrano le Ricerche recenti?

10. Che cosa è una regola?

11. Dove si trova il pulsante Regole?

12. Che cosa fa Sposta sempre messaggi da...?

13. Che cosa apre Gestisci regole e avvisi?

14. Quali sono esempi di condizioni in Crea regola?

15. Quali sono esempi di azioni in Crea regola?

16. A che cosa serve Opzioni avanzate nella finestra Crea regola?

17. Che rischio c'è con le regole che spostano i messaggi?

18. Che cosa conviene fare dopo aver creato una regola?

19. Quale pulsante assegna un colore a un messaggio?

20. Quanti colori di categoria rapidi compaiono nel menu?

21. Come si rinomina una categoria?

22. Che cosa fa Cancella tutte le categorie?

23. Che cosa fa Imposta singolo clic...?

24. Quale pulsante aggiunge una bandierina con scadenza?

25. Quali scadenze rapide offre il menu Completa?

26. Che cosa fa Segna come completata?

27. Che cosa fa Cancella contrassegno?

28. A che cosa serve Aggiungi promemoria...?

29. Dove compaiono anche i messaggi contrassegnati?

30. Qual è il messaggio centrale di questa area?

Genera il tuo attestato

Dopo aver superato il quiz (soglia 70%), inserisci il tuo nome per generare l'attestato.

Pianificare il tempo con il Calendario

Il Calendario di Outlook registra appuntamenti (impegni personali) e riunioni (impegni con altre persone, con invito). Si apre dall'icona a forma di calendario nella barra di spostamento a sinistra.

Le visualizzazioni

Nella scheda Home del Calendario si cambia scala temporale con i pulsanti Giorno, Settimana lavorativa, Settimana, Mese e Visualizzazione pianificazione. Il pulsante Oggi riporta alla data corrente e Prossimi sette giorni mostra la settimana che inizia ora. Nella colonna a sinistra un mini calendario permette di saltare a un'altra data.

Il Calendario in visualizzazione Mese con il mini calendario a sinistra

Il nastro del Calendario

Nuovo: Nuovo appuntamento, Nuova riunione, Aggiungi tempo produttivo, Nuovi elementi;
Riunione di Teams e Riunione immediata;
Condividi: Invia calendario tramite posta elettronica, Condividi calendario, Pubblica online, Autorizzazioni calendario;
Gestisci calendari: Apri calendario e Gruppi di calendari;
Trova: Cerca persone e Rubrica.

Creare un appuntamento

Con Nuovo appuntamento si apre un modulo con questi campi:

Titolo;
Ora inizio e Ora fine, con l'opzione Giornata intera e i Fusi orari;
Imposta come ricorrente per ripetere l'impegno (ogni giorno, settimana, mese...);
Luogo;
Mostra come: Occupato, Libero e così via, per far sapere agli altri se sei disponibile;
Promemoria: avviso prima dell'inizio;
Categorizza e Invia a OneNote.

Il modulo Nuovo appuntamento con titolo, orari, luogo, Mostra come e Promemoria

Differenza chiave: un appuntamento riguarda solo te; una riunione aggiunge i partecipanti e invia loro un invito, a cui possono rispondere accettando o rifiutando. L'Assistente Pianificazione mostra quando i partecipanti sono liberi.

Attenzione: se condividi il calendario o lo pubblichi online, scegli con cura il livello di dettaglio (solo disponibilità o dettagli completi) e le persone autorizzate.

Checklist operativa

Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.

So passare da Giorno a Settimana e Mese

So tornare alla data di oggi

So creare un appuntamento con titolo, luogo e orari

So impostare un appuntamento ricorrente

So scegliere Mostra come (Occupato, Libero)

So impostare un promemoria

So distinguere appuntamento e riunione

So condividere il calendario con le autorizzazioni giuste

Tipologie applicative

Il Calendario gestisce diversi tipi di impegni.

Appuntamento

Impegno personale senza invitati.

Riunione

Impegno con partecipanti e invito.

Evento giornata intera

Impegno che dura tutto il giorno.

Impegno ricorrente

Si ripete con una cadenza stabilita.

Riunione di Teams

Riunione con collegamento online.

Calendario condiviso

Calendario visibile ad altre persone.

Glossario interattivo

Tocca un termine per vederne la definizione.

Appuntamento

Impegno nel calendario senza invitati.

Riunione

Impegno con invito inviato ai partecipanti.

Ricorrenza

Ripetizione periodica di un impegno.

Mostra come

Stato di disponibilità mostrato agli altri.

Promemoria

Avviso prima dell'inizio dell'impegno.

Fuso orario

Fascia oraria di riferimento dell'evento.

Visualizzazione pianificazione

Vista che affianca i calendari di più persone.

Assistente Pianificazione

Strumento che mostra la disponibilità dei partecipanti.

Esercitazioni pratiche

Esercizio 1 — Cambia vista

Passa dalla vista Mese alla Settimana e poi al Giorno. Per quale tipo di lavoro è più comoda ciascuna?

Esercizio 2 — Un appuntamento ricorrente

Crea un appuntamento «Revisione settimanale» di 30 minuti, con promemoria a 15 minuti, ripetuto ogni venerdì.

Esercizio 3 — Libero o occupato?

Per tre impegni diversi (riunione, pausa pranzo, promemoria di un compleanno) scegli il valore più adatto di Mostra come.

Quiz & Attestato

Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.

Quiz da 30 domande · soglia di superamento 70%.

1. Dove si apre il Calendario?

2. Che cos'è un appuntamento?

3. Che cos'è una riunione?

4. Quale pulsante riporta alla data odierna?

5. Quale vista mostra un intero mese?

6. Quale vista mostra cinque giorni lavorativi?

7. A che cosa serve il mini calendario?

8. Che cosa mostra Prossimi sette giorni?

9. Quale vista affianca i calendari di più persone?

10. Che cosa fa Nuovo appuntamento?

11. Quale campo indica quando inizia l'impegno?

12. Che cosa significa Giornata intera?

13. A che cosa servono i Fusi orari?

14. Che cosa fa Imposta come ricorrente?

15. Quale campo indica dove si svolge l'impegno?

16. Che cosa indica Mostra come Occupato?

17. Quale valore comunica che sei disponibile?

18. A che cosa serve il Promemoria?

19. Che cosa fa Invia a OneNote nel modulo?

20. Che cosa fa Nuova riunione?

21. Che cosa è una Riunione di Teams?

22. Che cosa fa Riunione immediata?

23. Che cosa fa Invia calendario tramite posta elettronica?

24. Che cosa fa Condividi calendario?

25. Che cosa fa Pubblica online?

26. Che cosa regola il comando Autorizzazioni calendario?

27. Che cos'è l'Assistente Pianificazione?

28. Che cosa fa Aggiungi tempo produttivo?

29. Che cosa conviene valutare prima di condividere un calendario?

30. Qual è il messaggio centrale di questa area?

Genera il tuo attestato

Dopo aver superato il quiz (soglia 70%), inserisci il tuo nome per generare l'attestato.

La rubrica di Outlook

La sezione Persone (icona con la sagoma di una persona nella barra di spostamento) raccoglie i contatti: nome, società, indirizzi di posta, telefoni, indirizzi e note. Un contatto ben compilato permette di scrivere, telefonare e invitare con pochi clic. Negli esempi i dati sono fittizi.

Le visualizzazioni dei contatti

Il nastro offre diverse visualizzazioni: Persone, Biglietto da visita, Scheda, Telefono ed Elenco. Nella vista Persone a sinistra compare l'indice alfabetico e a destra la scheda di dettaglio del contatto selezionato.

La sezione Persone con l'indice alfabetico, l'elenco e la scheda di dettaglio del contatto

Il nastro dei contatti

Nuovo: Nuovo contatto, Nuovo gruppo contatti, Nuovi elementi;
Elimina, Riunione e Altro per le azioni di comunicazione;
Sposta, Stampa unione, Invia a OneNote;
Condividi: Inoltra contatto, Condividi contatti, Apri contatti condivisi;
Categorizza, Completa e Privato.

Creare un contatto

Con Nuovo contatto si apre il modulo. I campi principali sono:

Nome e cognome..., Società e Posizione;
Archivia come: determina l'ordine nell'elenco (per cognome, per società...);
Posta elettronica e Visualizza come (il nome mostrato nei messaggi);
Indirizzo pagina Web;
Numeri di telefono: Ufficio, Abitazione, Fax, Cellulare;
Indirizzi e Note;
Schede Biglietto di visita, Dettagli, Certificati e Altri campi.

Il modulo Contatto con nome, società, posta elettronica, telefoni, indirizzi e note

Ordine prima di tutto: compila sempre Archivia come con un criterio uniforme (per esempio «Cognome, Nome»): l'elenco risulterà ordinato e più facile da consultare.

Gruppi di contatti

Un gruppo contatti (un tempo «lista di distribuzione») raccoglie più indirizzi sotto un unico nome. Scrivendo il nome del gruppo nel campo A, il messaggio parte verso tutti i membri.

Privacy: i contatti contengono dati personali. Condividili, inoltrali o usali nella stampa unione solo con il consenso degli interessati e nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati (GDPR). Il contrassegno Privato nasconde il contatto a chi ha accesso alla tua cartella.

Checklist operativa

Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.

So passare alla sezione Persone

So cambiare visualizzazione dei contatti

So creare un contatto con email e telefono

So usare Archivia come per ordinare l'elenco

So creare un gruppo di contatti

So inoltrare o condividere un contatto

So usare il contrassegno Privato

So rispettare la privacy dei dati personali

Tipologie applicative

Le informazioni sulle persone si presentano in diversi modi.

Contatto

Scheda con i dati di una persona.

Gruppo di contatti

Più indirizzi sotto un unico nome.

Biglietto da visita

Visualizzazione grafica del contatto.

Rubrica

Elenco dei contatti disponibili per la posta.

Contatti condivisi

Rubriche aperte ad altre persone.

Stampa unione

Uso dei contatti per messaggi personalizzati in serie.

Glossario interattivo

Tocca un termine per vederne la definizione.

Contatto

Scheda con le informazioni su una persona.

Archivia come

Criterio con cui il contatto è ordinato.

Visualizza come

Nome mostrato nei messaggi.

Gruppo contatti

Insieme di indirizzi con un unico nome.

Rubrica

Elenco da cui si scelgono i destinatari.

Stampa unione

Creazione di documenti personalizzati dai dati dei contatti.

Privato

Contrassegno che nasconde un elemento agli altri.

GDPR

Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali.

Esercitazioni pratiche

Esercizio 1 — Un nuovo contatto

Crea un contatto fittizio con nome, società, un indirizzo email di prova, un numero di cellulare e una nota. Salvalo con Salva e chiudi.

Esercizio 2 — Provare le viste

Visualizza i contatti nelle viste Persone, Biglietto da visita ed Elenco. Quale è la più adatta per cercare un numero di telefono?

Esercizio 3 — Un gruppo di lavoro

Progetta un gruppo contatti «Corso Outlook» con tre membri fittizi. Per quali messaggi lo useresti?

Quiz & Attestato

Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.

Quiz da 30 domande · soglia di superamento 70%.

1. Come si accede ai contatti?

2. Che cos'è un contatto?

3. Quali dati può contenere un contatto?

4. A che cosa serve l'indice alfabetico?

5. Quale pulsante crea un nuovo contatto?

6. Quali sono visualizzazioni dei contatti?

7. Che cosa determina Archivia come?

8. Che cosa determina Visualizza come?

9. Dove si inserisce l'indirizzo email del contatto?

10. Quali tipi di numero di telefono si possono inserire?

11. A che cosa servono le Note nel contatto?

12. Che cosa fa Salva e chiudi?

13. Che cos'è un gruppo contatti?

14. Come si usa un gruppo contatti?

15. Che cosa fa Inoltra contatto?

16. Che cosa fa Condividi contatti?

17. Che cosa permette Apri contatti condivisi?

18. A che cosa serve Stampa unione?

19. Che cosa fa Invia a OneNote per un contatto?

20. Che cosa fa il contrassegno Privato?

21. Che cosa si può fare con Categorizza su un contatto?

22. Che cosa contiene la scheda Dettagli del contatto?

23. Che cosa contiene la scheda Biglietto di visita?

24. Quale scheda permette di gestire i Certificati?

25. Perché usare un criterio uniforme in Archivia come?

26. Che cosa è la Rubrica?

27. Che cosa significa GDPR?

28. Che cosa conviene fare con i dati personali dei contatti?

29. Che cosa fa Cerca persone?

30. Qual è il messaggio centrale di questa area?

Genera il tuo attestato

Dopo aver superato il quiz (soglia 70%), inserisci il tuo nome per generare l'attestato.

Gestire le cose da fare

Le Attività sono l'elenco delle cose da fare di Outlook: ciascuna ha un oggetto, una scadenza, uno stato e una priorità. Si aprono dall'icona delle attività (con la spunta) nella barra di spostamento. Qui si raccolgono anche i messaggi che hai contrassegnato con una bandierina.

La vista Attività

L'elenco può essere mostrato in diversi modi dal nastro: Con dettagli, Elenco semplice, Elenco Da fare, Con priorità e Attive. Dal gruppo Nuovo si creano Nuova attività e un Nuovo messaggio di posta elettronica. Per ogni attività si può usare Rispondi, Segna come completata o Rimuovi da elenco, e si può assegnare una scadenza rapida: Oggi, Domani, Questa settimana, Prossima settimana, Nessuna data oppure Personalizza.

L'elenco delle attività con il nastro: nuova attività, completamento e scadenze rapide

Creare un'attività

Il modulo Nuova attività contiene:

Oggetto: che cosa devi fare;
Data di inizio e Data di scadenza;
Stato (per esempio Non iniziata);
Priorità (per esempio Normale) e % completata;
Promemoria con data e ora;
Proprietario dell'attività.

Nel nastro del modulo ci sono Salva e chiudi, Elimina, Inoltra, Invia a OneNote, Segna come completata, Assegna attività (per delegarla), Invia rapporto di stato, Ricorrenza (per attività ripetute), Categorizza, Completa, Privato e i pulsanti di priorità alta e bassa.

Il modulo Nuova attività con oggetto, date, stato, priorità, % completata e promemoria

Metodo pratico: scrivi l'oggetto come azione concreta («Telefonare al fornitore» e non «Fornitore») e dai sempre una scadenza: un'attività senza data tende a restare in sospeso.

Le attività dai messaggi

Trascinando un messaggio sull'icona Attività, oppure contrassegnandolo con la bandierina, si crea un'attività legata alla posta. Quando l'attività è terminata si usa Segna come completata: l'elemento resta nell'archivio ma esce dall'elenco attivo.

Attenzione: Elimina toglie l'attività dall'elenco, mentre Segna come completata la conserva come svolta. Per tenere traccia del lavoro fatto preferisci il completamento.

Checklist operativa

Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.

So aprire la sezione Attività

So creare un'attività con oggetto e scadenza

So impostare stato, priorità e % completata

So aggiungere un promemoria

So segnare un'attività come completata

So rendere un'attività ricorrente

So assegnare un'attività a un'altra persona

So trasformare un messaggio in attività

Tipologie applicative

Le attività si possono presentare e usare in modi diversi.

Attività semplice

Cosa da fare con scadenza.

Attività ricorrente

Si ripete con una cadenza.

Attività assegnata

Delegata a un'altra persona.

Attività da messaggio

Nata da un messaggio contrassegnato.

Elenco Da fare

Vista che raccoglie attività e contrassegni.

Rapporto di stato

Messaggio che comunica l'avanzamento.

Glossario interattivo

Tocca un termine per vederne la definizione.

Attività

Elemento da svolgere con scadenza e stato.

Scadenza

Data entro cui completare l'attività.

Stato

Fase dell'attività, per esempio Non iniziata.

Priorità

Livello di importanza: bassa, normale, alta.

% completata

Percentuale di avanzamento.

Ricorrenza

Ripetizione periodica dell'attività.

Rapporto di stato

Messaggio che aggiorna sull'avanzamento.

Elenco Da fare

Vista unica delle attività e dei messaggi contrassegnati.

Esercitazioni pratiche

Esercizio 1 — La prima attività

Crea l'attività «Preparare la lezione di Outlook» con scadenza domani, priorità Normale e un promemoria.

Esercizio 2 — Priorità e avanzamento

Imposta la priorità Alta e la percentuale di completamento al 50%. Come cambia lo stato dell'attività?

Esercizio 3 — Da messaggio ad attività

Contrassegna un messaggio di prova con Questa settimana e verifica dove compare nell'elenco delle attività.

Quiz & Attestato

Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.

Quiz da 30 domande · soglia di superamento 70%.

1. Come si apre l'elenco delle attività?

2. Che cos'è un'attività?

3. Quale pulsante crea un'attività?

4. Che cosa si scrive nel campo Oggetto?

5. Che cosa indica Data di scadenza?

6. Che cosa indica Stato?

7. Quali valori può avere la priorità?

8. A che cosa serve % completata?

9. Che cosa fa Promemoria?

10. Chi è il Proprietario dell'attività?

11. Che cosa fa Segna come completata?

12. Che cosa fa Rimuovi da elenco?

13. Quali scadenze rapide si possono assegnare?

14. Che cosa significa Personalizza in questo menu?

15. Che cosa fa Assegna attività?

16. Che cosa fa Invia rapporto di stato?

17. A che cosa serve Ricorrenza?

18. Che cosa fa Invia a OneNote nel modulo attività?

19. Quale vista mostra solo le attività non concluse?

20. Quale vista ordina per importanza?

21. Che cosa è l'Elenco Da fare?

22. Come nasce un'attività da un messaggio?

23. Quale pulsante crea un nuovo messaggio dal gruppo Nuovo delle attività?

24. Che cosa fa Salva e chiudi nel modulo?

25. Che cosa significa priorità alta?

26. Che cosa fa il contrassegno Privato su un'attività?

27. Perché dare sempre una scadenza?

28. Come conviene scrivere l'oggetto di un'attività?

29. Che differenza c'è tra Elimina e Segna come completata?

30. Qual è il messaggio centrale di questa area?

Genera il tuo attestato

Dopo aver superato il quiz (soglia 70%), inserisci il tuo nome per generare l'attestato.

Adattare Outlook al tuo modo di lavorare

Dal menu File > Opzioni si apre la finestra Opzioni di Outlook. A sinistra l'elenco delle categorie: Generale, Posta, Calendario, Persone, Attività, Cerca, Lingua, Accessibilità, Avanzate, Personalizzazione barra multifunzione, Barra di accesso rapido, Componenti aggiuntivi e Centro protezione.

Generale

Raccoglie le impostazioni di base: le opzioni di archiviazione cloud, la barra di formattazione rapida, l'anteprima dinamica, il Nome utente e le Iniziali, lo Sfondo di Office e il Tema di Office (per esempio Grigio scuro), le impostazioni di privacy e le opzioni di avvio.

Posta

Controlla come si scrivono e si ricevono i messaggi:

Scrittura messaggi: il formato predefinito (HTML), le Opzioni editor e il controllo ortografico e correzione automatica;
il pulsante Firme... per creare le firme;
Elementi decorativi e caratteri;
Riquadro di lettura;
Arrivo di messaggi: Riproduci un suono e Visualizza un avviso per il desktop;
Pulizia conversazioni.

Opzioni di Outlook, categoria Posta: scrittura messaggi, firme, arrivo di messaggi

Calendario

Qui si definiscono le ore lavorative (nell'esempio 08:00–17:00), i giorni lavorativi (lunedì–venerdì), il primo giorno della settimana (lunedì), la durata predefinita degli appuntamenti (30 minuti) e il promemoria predefinito (15 minuti). Sono presenti anche Aggiungi festività al Calendario e le Opzioni disponibilità.

Avanzate

Comprende la cartella di avvio (Posta in arrivo), l'opzione Svuota le cartelle Posta eliminata all'uscita, le Impostazioni archiviazione automatica, le impostazioni dei Promemoria (Mostra promemoria, Riproduci suono) e l'Esportazione.

Personalizzare con criterio: modifica un'opzione per volta e annota il valore originale. Se qualcosa non funziona come prima, potrai tornare indietro.

Attenzione: l'opzione Svuota le cartelle Posta eliminata all'uscita rende definitiva la cancellazione ogni volta che chiudi Outlook. Attivala solo se è davvero ciò che vuoi. Anche il Centro protezione e i Componenti aggiuntivi vanno modificati con cautela: servono a difenderti da contenuti non sicuri.

Checklist operativa

Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.

So aprire File > Opzioni

So cambiare tema e iniziali nella categoria Generale

So impostare il formato predefinito dei messaggi

So attivare o disattivare suono e avviso per i nuovi messaggi

So definire ore e giorni lavorativi

So impostare durata e promemoria predefiniti

So scegliere la cartella di avvio

So valutare con cautela Centro protezione e componenti aggiuntivi

Tipologie applicative

Le opzioni di Outlook sono raggruppate per argomento.

Generale

Tema, nome utente, privacy, avvio.

Posta

Scrittura, firme, avvisi di arrivo.

Calendario

Orari, settimana lavorativa, promemoria.

Avanzate

Cartella di avvio, archiviazione, promemoria, esportazione.

Personalizzazione

Nastro e Barra di accesso rapido su misura.

Protezione

Centro protezione e componenti aggiuntivi.

Glossario interattivo

Tocca un termine per vederne la definizione.

Opzioni di Outlook

Finestra con tutte le impostazioni del programma.

Tema di Office

Aspetto grafico dell'applicazione.

Ore lavorative

Fascia oraria considerata di lavoro nel calendario.

Archiviazione automatica

Spostamento automatico dei vecchi elementi in un archivio.

Barra di accesso rapido

Barra personalizzabile con i comandi più usati.

Componenti aggiuntivi

Estensioni che aggiungono funzioni a Outlook.

Centro protezione

Area con le impostazioni di sicurezza e privacy.

Cartella di avvio

Cartella mostrata all'apertura di Outlook.

Esercitazioni pratiche

Esercizio 1 — Esplora le categorie

Apri File > Opzioni e visita, senza modificare nulla, Generale, Posta, Calendario e Avanzate. Annota una opzione utile per ciascuna.

Esercizio 2 — Calendario su misura

Confronta le ore lavorative impostate con il tuo orario reale. Quali valori cambieresti e perché?

Esercizio 3 — Avvisi sotto controllo

Decidi se ti serve il suono all'arrivo di un nuovo messaggio. Quali vantaggi e svantaggi ha l'avviso sul desktop?

Quiz & Attestato

Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.

Quiz da 30 domande · soglia di superamento 70%.

1. Come si apre la finestra delle Opzioni di Outlook?

2. Che cosa contiene la categoria Generale?

3. Che cosa è il Tema di Office?

4. Dove si imposta il nome utente e le iniziali?

5. Che cosa fa Attiva anteprima dinamica?

6. Dove si impostano le firme?

7. Qual è il formato predefinito di scrittura mostrato nell'esempio?

8. Dove si attiva il suono all'arrivo di nuovi messaggi?

9. Che cosa fa Visualizza un avviso per il desktop?

10. Che cosa fa Pulizia conversazioni?

11. Che cosa si imposta con le ore lavorative?

12. Che orario lavorativo è indicato nell'esempio?

13. Qual è il primo giorno della settimana nell'esempio?

14. Che durata predefinita hanno gli appuntamenti nell'esempio?

15. Che promemoria predefinito è mostrato?

16. Che cosa permette Aggiungi festività al Calendario?

17. A che cosa servono le Opzioni disponibilità?

18. Qual è la cartella di avvio dell'esempio?

19. Che cosa fa Svuota le cartelle Posta eliminata all'uscita?

20. Perché prestare attenzione a quell'opzione?

21. Che cosa gestiscono le Impostazioni archiviazione automatica?

22. Dove si configurano i promemoria con suono?

23. Che cosa fa l'opzione Esportazione?

24. A che cosa serve Personalizzazione barra multifunzione?

25. A che cosa serve la Barra di accesso rapido?

26. Che cosa sono i Componenti aggiuntivi?

27. A che cosa serve il Centro protezione?

28. Qual è un buon metodo per modificare le opzioni?

29. Che cosa fa la categoria Lingua?

30. Qual è il messaggio centrale di questa area?

Genera il tuo attestato

Dopo aver superato il quiz (soglia 70%), inserisci il tuo nome per generare l'attestato.