Orientarsi in Contabilità in Cloud: menu e Home
Orientarsi tra menu, sottomenu e Home di Contabilità in Cloud.
Orientarsi in Contabilità in Cloud: menu e Home
Capire dove si trova ogni funzione è il primo passo per lavorare in sicurezza e senza perdere tempo.
Obiettivo e scenario
In questa lezione vedremo in maniera approfondita come orientarci in Contabilità in Cloud, il software di contabilità online di TeamSystem. Immaginiamo di gestire la contabilità di una piccola attività: ci serve un ambiente in cui fatture, acquisti, pagamenti e report siano collegati tra loro. Prima di registrare qualsiasi dato impariamo a leggere la schermata, così sapremo sempre dove ci troviamo.
Per prima cosa: la barra dei menu
Nella parte alta della schermata troviamo la barra scura dei menu principali. Da sinistra verso destra vediamo Home, Documenti, Vendite, Acquisti, Contabilità, Pagamenti, Reports e Progetti; in fondo compaiono anche Dichiarazione IVA, Stampa corrispettivi e Dati fattura. Ci basterà cliccare su una voce per aprire l'area corrispondente: il programma risponde evidenziando la voce scelta e mostrando, subito sotto, la riga dei suoi sottomenu.
| Menu | Che cosa troviamo |
|---|---|
| Home | La pagina di partenza con scorciatoie e grafici |
| Documenti | L'archivio dei documenti collegati alle registrazioni |
| Vendite | Fatture ai clienti, clienti e prodotti |
| Acquisti | Fatture dei fornitori e fornitori |
| Contabilità | Piano dei conti, codici IVA, serie numeriche, modelli |
| Pagamenti | Incassi, pagamenti e riconciliazione bancaria |
| Reports | Libro giornale, registri IVA e altri report |
Successivamente: i pulsanti rapidi e il widget della Home
Sulla sinistra della Home, subito sotto la barra, troviamo tre pulsanti: Registra i corrispettivi, Versa denaro in banca e Preleva denaro dalla banca. Al centro c'è il widget Inizia a lavorare con Contabilità in Cloud, diviso in cinque schede: Inizia a fatturare, Ricevute & Spese, Collaborazione, Rendimento economico, Mobile app & Estensioni. Nella scheda «Inizia a fatturare» vediamo tre azioni: configurare la propria azienda, emettere una fattura e avviare la fatturazione elettronica. In basso, due grafici mostrano le entrate e le uscite nei prossimi due mesi.
Una volta aperto un menu: i sottomenu
Cliccando su Vendite la pagina cambia e, sotto la barra scura, compare una seconda riga: Fatturazione, Ordini e DdT, Preventivi, Registrazione fatture, Scadenze cliente, Clienti, Prodotti, Archivio, Configurazioni, Collaboratori e Agenti. La pagina mostrata di default è Fatture in corso, con i pulsanti Nuova fattura, Invia e-mail, Emetti fatture, Contabilizza e invia e-mail ed Elimina selezionati. Questo schema (menu in alto, sottomenu sotto, pagina in basso) si ripete in tutto il programma.
Infine: il controllo
Verifichiamo di saper rispondere a tre domande: in quale menu mi trovo? quale sottomenu è attivo? quale pagina sto leggendo? Se la risposta è chiara, possiamo passare alla lezione successiva, dedicata al piano dei conti.
Checklist operativa
Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.
Tipologie applicative
Gli elementi principali.
Menu principale
Barra scura in alto.
Sottomenu
Riga sotto la barra.
Home
Pagina di partenza.
Widget
Riquadro con azioni guidate.
Vendite
Area dei clienti.
Acquisti
Area dei fornitori.
Glossario interattivo
Tocca un termine per vederne la definizione.
Esercitazioni pratiche
Esercizio 1 — Mappa dei menu
Disegna la barra dei menu e scrivi una funzione per ciascuna voce.
Esercizio 2 — Percorso
Scrivi il percorso per arrivare a Fatture in corso partendo dalla Home.
Esercizio 3 — Grafici
Descrivi con parole tue che cosa mostrano i grafici di entrate e uscite.
Quiz & Attestato
Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.
Il piano dei conti: leggere, cercare e creare conti
Leggere e gestire il piano dei conti di Contabilità in Cloud.
Il piano dei conti: leggere, cercare e creare conti
Un piano dei conti ordinato rende leggibili tutte le registrazioni e i report che seguiranno.
Obiettivo e scenario
In questa lezione vedremo come leggere e gestire il piano dei conti, l'elenco ordinato di tutti i conti con cui l'azienda registra ciò che accade. È la base di ogni registrazione: se i conti sono chiari, anche i report finali risulteranno chiari. Il nostro scopo è saper trovare un conto, capire a quale famiglia appartiene e sapere come aggiungerne uno nuovo.
Per prima cosa: raggiungiamo la pagina
Dalla barra scura in alto clicchiamo su Contabilità. Nella riga dei sottomenu, evidenziata in blu, scegliamo di nuovo Contabilità e poi Piano dei conti. Il programma apre una pagina intitolata «Piano dei conti» e indica in alto a sinistra il numero degli elementi: nell'esempio, 1.250 elementi, mostrati dieci alla volta.
Successivamente: leggiamo l'elenco
Nella parte alta dell'elenco troviamo i pulsanti Nuovo conto, Importa piano dei conti, Altre opzioni e il filtro Mostra: Attivo. Sotto, ogni riga ha un numero (N°), un nome e un tipo. Il numero ci dice la famiglia: nell'esempio il conto 10 è «STATO PATRIMONIALE - ATTIVO», di tipo Intestazione; i conti come 11 e 12 sono di tipo Somma; i conti più dettagliati, come 1105005 Soci c/sottoscrizione, sono di tipo Stato patrimoniale.
| Tipo di conto | Che cosa rappresenta |
|---|---|
| Intestazione | Titolo di una grande sezione, per esempio Stato patrimoniale - Attivo |
| Somma | Conto che raccoglie i totali dei conti sottostanti |
| Stato patrimoniale | Conto su cui si registrano i movimenti di un bene, un debito o un credito |
Una volta capita la struttura: aggiungiamo un conto
Per creare un conto ci basterà cliccare su Nuovo conto, indicare numero e nome, scegliere il tipo e salvare. Se invece abbiamo già un elenco pronto, possiamo usare Importa piano dei conti. Sulla destra di ogni riga compaiono le colonne dell'IVA, della categoria del conto e del saldo, con le icone per modificare, duplicare o eliminare.
Infine: il controllo
Verifichiamo che il conto appena creato compaia nell'elenco con il tipo corretto e che il saldo iniziale sia zero. Per le scelte contabili dubbie ci confrontiamo con il commercialista.
Checklist operativa
Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.
Tipologie applicative
Gli elementi principali.
Piano dei conti
Elenco dei conti.
Intestazione
Titolo di sezione.
Somma
Raccoglie i totali.
Stato patrimoniale
Conto di bilancio.
Nuovo conto
Aggiunge un conto.
Importa
Carica un elenco.
Glossario interattivo
Tocca un termine per vederne la definizione.
Esercitazioni pratiche
Esercizio 1 — Cerca
Trova tre conti nell'elenco e annota numero e tipo.
Esercizio 2 — Famiglie
Spiega perché 1105005 appartiene alla famiglia che inizia con 11.
Esercizio 3 — Doppioni
Scrivi come ti accorgi che un conto esiste già prima di crearlo.
Quiz & Attestato
Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.
Anagrafiche di clienti e fornitori
Compilare e controllare le anagrafiche di clienti e fornitori.
Anagrafiche di clienti e fornitori
Un'anagrafica completa è la condizione per fatture corrette e per una fattura elettronica senza scarti.
Obiettivo e scenario
In questa lezione vedremo come inserire clienti e fornitori, cioè le anagrafiche su cui poggiano le fatture. Un'anagrafica completa ci evita errori in fase di fatturazione e, soprattutto, consente di emettere correttamente la fattura elettronica. Il nostro scopo è compilare una scheda in modo ordinato e controllarla prima di salvare.
Per prima cosa: apriamo la scheda del cliente
Dalla barra scura scegliamo Vendite; nella riga dei sottomenu clicchiamo su Clienti e poi sul pulsante azzurro Nuovo cliente. Il programma apre una finestra intitolata «Cliente», con quattro schede in alto: Generale, Aggiuntivo, Consegna e Fattura elettronica.
Successivamente: compiliamo la scheda Generale
Sulla sinistra inseriamo Nome (obbligatorio), Indirizzo, codice postale, località, provincia e paese. Al centro troviamo il numero del cliente, il Gruppo (obbligatorio), la Zona IVA, la Partita IVA, il Codice ISO del Paese e il Codice fiscale. Sulla destra definiamo Termini di pagamento (per esempio «30gg data fattura»), Modalità di pagamento, Valuta, IBAN e codice SWIFT.
| Campo | Perché serve |
|---|---|
| Nome e indirizzo | Identificano il cliente e compaiono sulla fattura |
| Gruppo e Zona IVA | Classificano il cliente (per esempio nazionale) e guidano il trattamento IVA |
| Partita IVA e Codice fiscale | Dati fiscali necessari per la fattura elettronica |
| Termini e modalità di pagamento | Dicono entro quando e come il cliente paga |
Una volta completata la scheda: i fornitori
Per i fornitori seguiamo la stessa logica nel menu Acquisti, sottomenu Fornitori. Nella seconda immagine vediamo i dati del fornitore dentro una fattura di acquisto: nome, indirizzo, partita IVA, codice fiscale, Termini di pagamento (campo obbligatorio, evidenziato in rosso se vuoto), gruppo, zona IVA e valuta. Quando un campo obbligatorio è vuoto, il programma lo segnala con il bordo rosso: lo completiamo prima di proseguire.
Infine: salvataggio e controllo
In basso a destra scegliamo Salva oppure Salva e nuovo per inserire subito un altro cliente. Ricontrolliamo nell'elenco che il nuovo nominativo compaia con partita IVA e codice fiscale corretti.
Checklist operativa
Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.
Tipologie applicative
Gli elementi principali.
Cliente
Chi compra da noi.
Fornitore
Chi vende a noi.
Partita IVA
Dato fiscale.
Codice fiscale
Dato fiscale.
Termini di pagamento
Quando pagare.
Zona IVA
Trattamento IVA.
Glossario interattivo
Tocca un termine per vederne la definizione.
Esercitazioni pratiche
Esercizio 1 — Scheda
Elenca i campi obbligatori della scheda Cliente.
Esercizio 2 — Controllo
Scrivi tre controlli da fare prima di salvare un cliente.
Esercizio 3 — Fornitore
Descrivi dove troviamo i dati del fornitore in una fattura di acquisto.
Quiz & Attestato
Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.
Le serie numeriche: numerare fatture e registrazioni
Capire e gestire le serie numeriche in Contabilità in Cloud.
Le serie numeriche: numerare fatture e registrazioni
Una numerazione corretta permette di ritrovare ogni documento e di dimostrare che nulla è stato saltato.
Obiettivo e scenario
In questa lezione vedremo in maniera approfondita le serie numeriche, cioè i «contatori» che danno un numero progressivo a fatture, note di credito e registrazioni. Una numerazione ordinata è un requisito di buona tenuta della contabilità: ci permette di ritrovare ogni documento e di dimostrare che nulla è stato saltato.
Per prima cosa: raggiungiamo l'elenco
Dalla barra scura scegliamo Contabilità; nella riga dei sottomenu clicchiamo su Categorie e unità, la voce evidenziata in blu, e poi su Serie numeriche. Il programma mostra l'elenco con le colonne Prefisso, Nome, Tipo, Sottotipo e Numero successivo. In alto a destra possiamo filtrare per serie e per esercizio contabile.
Successivamente: leggiamo i prefissi
| Prefisso | Che cosa numera |
|---|---|
| FVE | Fattura vendita |
| FVL | Fattura vendita elettronica |
| FVM | Fattura vendita manuale |
| FAC | Fattura acquisto |
| NCV | Nota credito a cliente |
| NCA | Nota credito da fornitore |
| COR | Corrispettivo |
| DDT | Documenti di trasporto |
La colonna Sottotipo aggiunge informazioni: per esempio Reverse charge per gli acquisti con inversione contabile, Fattura elettronica per le vendite elettroniche, Corrispettivo per gli incassi al pubblico. La colonna Numero successivo ci dice a quale numero arriverà il prossimo documento di quella serie.
Una volta capito l'elenco: creiamo una serie
Clicchiamo su Nuova serie numerica. Nella finestra indichiamo il Prefisso (nell'esempio «STI»), il Nome («Registrazione stipendi») e il Tipo («Prima nota»). Poi scegliamo come numerare:
- Ordinata: la numerazione segue l'ordine delle date;
- Continua: la numerazione prosegue senza interruzioni;
- Senza vincoli: la numerazione non è ordinata per data e può avere buchi, per esempio FV5, FV1, FV6, FV9, FV7.
Un avviso ci ricorda che le serie numeriche sono usate in diversi esercizi contabili: modificarle con leggerezza può avere effetti sugli anni successivi.
Infine: il controllo
Salviamo con il pulsante azzurro e verifichiamo che la nuova serie compaia nell'elenco con il «Numero successivo» pari a 1.
Checklist operativa
Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.
Tipologie applicative
Gli elementi principali.
Serie
Contatore.
Prefisso
Sigla breve.
Ordinata
Segue le date.
Continua
Senza interruzioni.
Senza vincoli
Può avere buchi.
Numero successivo
Prossimo numero.
Glossario interattivo
Tocca un termine per vederne la definizione.
Esercitazioni pratiche
Esercizio 1 — Prefissi
Scrivi cinque prefissi dell'elenco e che cosa numerano.
Esercizio 2 — Scelta
Spiega perché per le fatture preferiamo una numerazione senza buchi.
Esercizio 3 — Nuova serie
Descrivi i passaggi per creare la serie «Registrazione stipendi».
Quiz & Attestato
Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.
I codici IVA: aliquote, natura e mappatura elettronica
Leggere e configurare i codici IVA e la loro mappatura elettronica.
I codici IVA: aliquote, natura e mappatura elettronica
Il codice IVA decide come l'imposta viene calcolata e registrata: sceglierlo bene evita errori nei registri e nelle fatture elettroniche.
Obiettivo e scenario
In questa lezione vedremo come leggere e configurare i codici IVA. Ogni operazione di vendita o di acquisto ha un trattamento IVA preciso: il codice IVA è la «etichetta» che dice al programma quale aliquota applicare e su quali conti registrare l'imposta. Un codice sbagliato produce una registrazione sbagliata, e di conseguenza anche il registro IVA.
Per prima cosa: apriamo l'elenco
Dalla barra scura scegliamo Contabilità, poi Contabilità nella riga dei sottomenu e infine Codici IVA. In alto troviamo i pulsanti Nuovo codice IVA e Nuovo codice IVA indetraibile, il filtro «Mostra: Attivo» e la scelta del numero di righe per pagina.
Successivamente: leggiamo le colonne
| Colonna | Che cosa ci dice |
|---|---|
| Codice IVA | La sigla breve, per esempio A22 o V22 |
| Descrizione | Che cosa rappresenta, per esempio «Acquisti con IVA al 22%» |
| Tipo | Acquisto oppure Vendita |
| Aliquota | La percentuale applicata |
| % IVA indetraibile e Codice IVA detraibile | Si compilano per l'IVA solo in parte detraibile |
| Gestione e Conto | Come si registra l'importo e su quale conto finisce l'IVA |
Nell'esempio, il codice A22 indica gli acquisti al 22%, mentre codici come A0400 e A1000 descrivono acquisti al 4% e al 10% con IVA indetraibile al 100%. L'elenco dell'esempio contiene trenta elementi.
Una volta capito l'elenco: creiamo o modifichiamo un codice
Con Nuovo codice IVA si apre la finestra «Codice IVA». Compiliamo il Tipo (vendita o acquisto), la tipologia fiscale, il codice e la descrizione, l'aliquota IVA, il conto IVA e la natura IVA; possiamo anche indicare se l'operazione è soggetta a imposta di bollo. Il campo Attivo permette di nascondere i codici che non usiamo più.
Infine: la mappatura per la fattura elettronica
Nella seconda immagine vediamo la mappatura dei codici IVA vendite. Da un lato i codici di Contabilità in Cloud, per esempio «V30 - Vendite esenti IVA art. 10»; dall'altro i codici richiesti dalla fattura elettronica, come N040101 - Esente art.10. Accanto a ogni riga, un menu a tendina permette di scegliere la corrispondenza giusta, e la X blu elimina un collegamento.
Per controllo, apriamo una fattura di prova e verifichiamo che l'IVA calcolata corrisponda al codice scelto.
Checklist operativa
Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.
Tipologie applicative
Gli elementi principali.
Codice IVA
Etichetta.
Aliquota
Percentuale.
Acquisto
Fornitori.
Vendita
Clienti.
Natura IVA
Motivo senza imposta.
Mappatura
Collegamento.
Glossario interattivo
Tocca un termine per vederne la definizione.
Esercitazioni pratiche
Esercizio 1 — Lettura
Scegli cinque codici dell'elenco e scrivi tipo e aliquota.
Esercizio 2 — Natura
Spiega quando serve indicare la natura IVA.
Esercizio 3 — Mappatura
Descrivi con parole tue a che cosa serve la tabella di mappatura.
Quiz & Attestato
Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.
Prodotti, servizi e fatture di vendita
Creare prodotti e fatture di vendita in Contabilità in Cloud.
Prodotti, servizi e fatture di vendita
Con prodotti e clienti già configurati, emettere una fattura diventa un'operazione veloce e controllabile.
Obiettivo e scenario
In questa lezione vedremo come preparare l'anagrafica dei prodotti e dei servizi e come usarla per emettere una fattura di vendita. Immaginiamo di dover fatturare un lettore ottico a un cliente: ci serve un prodotto già configurato, un cliente già inserito e un codice IVA corretto. Con questi tre elementi la fattura si compila in pochi passaggi.
Per prima cosa: creiamo il prodotto
Dalla barra scura scegliamo Vendite, poi il sottomenu Prodotti e il pulsante azzurro Nuovo prodotto. Si apre la finestra «Prodotto». Sulla sinistra compiliamo Codice (obbligatorio), Gruppo prodotti (obbligatorio), Nome (obbligatorio) e, se serve, i Centri di responsabilità. Al centro scriviamo la Descrizione; sulla destra indichiamo Prezzo di vendita, Prezzo consigliato, Costo medio, Codice a barre, Stato (Attivo) e Unità.
Successivamente: apriamo la fattura
Dal sottomenu Fatturazione clicchiamo su Nuova fattura. Nella parte alta scegliamo il cliente, la data e la Serie numerica (nell'esempio «FVL, Fattura vendita elettronica»), poi la Modalità di pagamento e il Banca/Conto finanziario su cui incassare.
Più in basso troviamo la sezione Prodotti: inseriamo il codice del prodotto (nell'esempio «0003 - Lettore ottico»), il codice IVA («V22»), la quantità (1,00), l'unità (Pezzi), il prezzo unitario (100,00) e lo sconto. Sotto c'è la sezione Spese accessorie, per esempio le «Spese varie».
| Voce dei totali | Importo dell'esempio |
|---|---|
| Prodotti | 100,00 |
| Spese accessorie | 0,00 |
| IVA | 22,00 |
| Totale (EUR) | 122,00 |
Una volta compilata la fattura: i pulsanti in basso
In basso a destra troviamo Emetti fattura, Invia e-mail, Salva e nuovo, Salva, Mostra fattura e Annulla. Se vogliamo solo conservare la bozza, scegliamo Salva: la fattura resterà nella pagina «Fatture in corso». Quando siamo certi dei dati, usiamo Emetti fattura.
Infine: il controllo
Verifichiamo che i totali tornino: 100,00 di imponibile più 22,00 di IVA fanno 122,00. Dopo l'emissione, la fattura elettronica segue il suo percorso verso il Sistema di Interscambio; gli scarti vanno corretti e rinviati.
Checklist operativa
Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.
Tipologie applicative
Gli elementi principali.
Prodotto
Bene o servizio.
Prezzo unitario
Prezzo di uno.
Spese accessorie
Costi aggiuntivi.
Imponibile
Prima dell'IVA.
Emetti
Rende ufficiale.
Salva
Conserva la bozza.
Glossario interattivo
Tocca un termine per vederne la definizione.
Esercitazioni pratiche
Esercizio 1 — Prodotto
Crea sulla carta la scheda di un prodotto con tutti i campi obbligatori.
Esercizio 2 — Totali
Calcola l'IVA al 22% su 250 euro e scrivi il totale.
Esercizio 3 — Controllo
Elenca tre cose da controllare con Mostra fattura prima di emettere.
Quiz & Attestato
Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.
Ciclo passivo: ricevere e importare le fatture dallo SdI
Importare e controllare le fatture dei fornitori ricevute dallo SdI.
Ciclo passivo: ricevere e importare le fatture dallo SdI
Importare le fatture elettroniche dei fornitori fa risparmiare tempo e riduce gli errori di trascrizione.
Obiettivo e scenario
In questa lezione vedremo in maniera approfondita il ciclo passivo, cioè la gestione delle fatture dei fornitori che arrivano dal Sistema di Interscambio (SdI). Il vantaggio è molto concreto: invece di digitare ogni fattura, la riceviamo già in formato elettronico e la importiamo nella contabilità, riducendo tempi ed errori di trascrizione.
Per prima cosa: apriamo l'elenco
Dalla barra scura scegliamo Acquisti; nella riga dei sottomenu vediamo Fatture di acquisto, Scadenze fornitori, Fornitori, Trova, Configurazioni e Acquisti. Apriamo «Fatture di acquisto»: nella parte alta compaiono tre schede, Tutti, Ricevuti e Importati, e un filtro per l'anno.
Successivamente: leggiamo le colonne
| Colonna | Che cosa ci dice |
|---|---|
| Stato | RICEVUTO se la fattura è arrivata dallo SdI ma non ancora importata; IMPORTATO se è già entrata in contabilità |
| Data stato e Data ricezione | Quando la fattura è arrivata e quando ha cambiato stato |
| Tipo documento | Per esempio FATTURA |
| Data documento e N° documento | I dati scritti dal fornitore sulla fattura |
| Fornitore | Chi ha emesso il documento |
| Contabilità in Cloud | Data contabile, protocollo e numero fornitore assegnati dal programma dopo l'importazione |
Sulla destra di ogni riga troviamo una serie di icone; passando il mouse su una di esse compare un suggerimento, come «Scarica allegati». Le fatture già importate mostrano un protocollo (per esempio FAC126) e il numero del fornitore.
Una volta ricevuta una fattura: importiamola
Nella scheda Ricevuti individuiamo la fattura da registrare e usiamo le icone sulla destra della riga per aprirla e importarla. Il programma apre la fattura di acquisto con i dati del fornitore già compilati, il dettaglio del riparto (conto contabile, codice IVA, importo, imposta) e, a destra, l'anteprima della fattura elettronica con i dati relativi alla trasmissione, al cedente/prestatore e al cessionario/committente.
Infine: il controllo
Dopo l'importazione verifichiamo che lo stato passi da RICEVUTO a IMPORTATO e che la fattura compaia con un protocollo. Conserviamo gli allegati e, in caso di dubbi sulla natura del costo, chiediamo al commercialista.
Checklist operativa
Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.
Tipologie applicative
Gli elementi principali.
SdI
Sistema di Interscambio.
Ricevuto
Arrivata, non importata.
Importato
Già in contabilità.
Protocollo
Numero interno.
Fornitore
Chi emette.
Riparto
Dettaglio contabile.
Glossario interattivo
Tocca un termine per vederne la definizione.
Esercitazioni pratiche
Esercizio 1 — Stati
Spiega con un esempio la differenza tra RICEVUTO e IMPORTATO.
Esercizio 2 — Controllo
Elenca i tre dati da controllare prima di importare.
Esercizio 3 — Percorso
Scrivi il percorso dal menu Acquisti fino all'elenco delle fatture ricevute.
Quiz & Attestato
Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.
La prima nota: scritture senza IVA in Dare e Avere
Registrare scritture di prima nota senza IVA in Dare e Avere.
La prima nota: scritture senza IVA in Dare e Avere
Le operazioni che non passano da una fattura si registrano a mano: la regola è che Dare e Avere siano sempre uguali.
Obiettivo e scenario
In questa lezione vedremo come registrare una scrittura di prima nota senza IVA, per esempio la registrazione degli stipendi. È una competenza pratica fondamentale: ogni operazione che non passa da una fattura (stipendi, compensi, giroconti) va registrata a mano, e la regola d'oro è che il totale in Dare sia uguale al totale in Avere.
Per prima cosa: apriamo il movimento
Dalla barra scura scegliamo Contabilità e apriamo l'elenco delle registrazioni; clicchiamo sul pulsante per creare un nuovo movimento contabile manuale. Si apre una finestra con la serie numerica, la data e le righe dei conti.
Successivamente: compiliamo la testata
Nella parte alta troviamo il Modello (nell'esempio «Nessun modello»), la Serie numerica («STI, Registrazione stipendi»), il Protocollo assegnato in automatico («*STI1»), la Data e la Data IVA, la Valuta (EUR) e il Tasso di cambio. A destra, la casella «Importi lordo IVA» serve solo per le registrazioni con IVA.
Una volta pronta la testata: le righe
Nella tabella centrale compiliamo, riga per riga, il conto di contropartita, il codice IVA (qui «No codice IVA»), le annotazioni e gli importi in Dare o Avere. L'esempio registra gli stipendi così:
| Conto | Importo |
|---|---|
| 7205010 Salari e stipendi | Dare 10.000,00 |
| 7215095 Oneri sociali | Dare 2.000,00 |
| 5205080 Erario c/ritenute | Avere 3.000,00 |
| 5305095 Inps c/contributi | Avere 3.000,00 |
| 5405055 Dipendenti c/retribuzioni | Avere 6.000,00 |
In basso a destra il programma calcola il Totale: 12.000,00 in Dare e 12.000,00 in Avere, con Differenza 0,00. Se la differenza non è zero, la registrazione non è bilanciata e va corretta prima di salvare.
Infine: salvataggio e controllo
I pulsanti in basso sono Annulla, Salva, Salva e chiudi e Salva e nuovo; come scelta rapida possiamo usare CTRL+S per salvare e ESC per chiudere. Dopo il salvataggio ritroviamo la scrittura nell'elenco con il suo protocollo.
Checklist operativa
Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.
Tipologie applicative
Gli elementi principali.
Prima nota
Registrazione manuale.
Dare
Colonna di sinistra.
Avere
Colonna di destra.
Differenza
Deve essere zero.
Modello
Scrittura riutilizzabile.
Protocollo
Numero interno.
Glossario interattivo
Tocca un termine per vederne la definizione.
Esercitazioni pratiche
Esercizio 1 — Bilanciamento
Costruisci una scrittura inventata con tre righe e controlla che Dare e Avere siano uguali.
Esercizio 2 — Modello
Spiega quando conviene salvare una scrittura come modello.
Esercizio 3 — Errore
Scrivi che cosa fai se la differenza non è zero.
Quiz & Attestato
Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.
Incassi, pagamenti e riconciliazione bancaria
Registrare incassi e pagamenti e riconciliare il conto bancario.
Incassi, pagamenti e riconciliazione bancaria
Registrare i movimenti e confrontarli con l'estratto conto è il controllo che ci dice se la contabilità torna con la banca.
Obiettivo e scenario
In questa lezione vedremo come registrare incassi e pagamenti e come fare la riconciliazione bancaria, cioè il confronto tra i movimenti che abbiamo registrato e quelli che risultano dall'estratto conto. È il controllo che ci dice se la contabilità «torna» con la banca.
Per prima cosa: la pagina Pagamenti
Dalla barra dei menu scegliamo Pagamenti: nel menu laterale compaiono Pagamenti, Scadenze cliente, Scadenze fornitore, Riconciliazione bancaria, Conti finanziari e Trova. Nella pagina «Pagamenti» scegliamo in alto il Conto finanziario (nell'esempio «3205001 - Banca Creval») e leggiamo il saldo; sotto troviamo i pulsanti Nuovo pagamento, Contabilizza selezionati ed Elimina selezionati.
Successivamente: registriamo un pagamento
Clicchiamo su Nuovo pagamento. Nella finestra scegliamo la Serie numerica: PC per un pagamento ricevuto da un cliente, PF per un pagamento a un fornitore, PNC per una registrazione contabile, COR per un corrispettivo, BAN per le spese bancarie, STI per gli stipendi. Poi indichiamo il conto finanziario, la data e le righe con gli importi.
| Serie | Quando la usiamo |
|---|---|
| PC | Pagamento da cliente (incasso) |
| PF | Pagamento a fornitore |
| PNC | Registrazione contabile |
| COR | Corrispettivo |
| BAN | Spese bancarie |
| STI | Registrazione stipendi |
Nell'elenco i filtri in alto ci aiutano a cercare: Stato contabilizzato, Serie numeriche, Protocollo, Esercizio contabile e le date «da» e «a». Con Cerca applichiamo i filtri e con Pulisci filtri li azzeriamo.
Una volta registrati i pagamenti: la riconciliazione
Apriamo Riconciliazione bancaria. In alto scegliamo anno e periodo (nell'esempio 01.08.20 - 31.08.20) e il conto, per esempio «3205001 - Banca c/c». La schermata è divisa in due: a sinistra i movimenti registrati in contabilità, a destra quelli importati dalla banca («Banca - Importato fino a 30.08.20»). Con Importa CSV file carichiamo l'estratto conto. Selezioniamo una voce per lato e clicchiamo su Approva: le due voci risultano riconciliate. Il pulsante Riconciliazione automatica propone gli abbinamenti ovvi, mentre Annulla ci permette di tornare indietro. In alto leggiamo il Saldo di chiusura - adattato, la Differenza e i Pagamenti non riconciliati nel periodo.
Infine: il controllo
Alla fine il campo «Differenza» deve tendere a zero e l'elenco dei movimenti da riconciliare deve svuotarsi. Se resta una differenza, cerchiamo la voce mancante prima di chiudere il mese.
Checklist operativa
Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.
Tipologie applicative
Gli elementi principali.
Conto finanziario
Banca o cassa.
Pagamento
Incasso o uscita.
Riconciliazione
Confronto con la banca.
Approva
Conferma l'abbinamento.
CSV
File dell'estratto.
Differenza
Scarto da azzerare.
Glossario interattivo
Tocca un termine per vederne la definizione.
Esercitazioni pratiche
Esercizio 1 — Serie
Per ogni serie (PC, PF, BAN, STI) scrivi un esempio di operazione.
Esercizio 2 — Abbinamento
Spiega che cosa fai se una voce della banca non ha controparte in contabilità.
Esercizio 3 — Controllo
Descrivi come capisci che la riconciliazione è finita.
Quiz & Attestato
Completa tutte le voci della Checklist operativa per sbloccare il quiz.
I report: libro giornale e registri IVA
Impostare, leggere e salvare libro giornale e registri IVA.
I report: libro giornale e registri IVA
I report sono il risultato finale della contabilità: saperli impostare e salvare ci fa risparmiare tempo e dubbi.
Obiettivo e scenario
In questa lezione vedremo come leggere e stampare i report contabili, cioè il risultato finale di tutto il nostro lavoro di registrazione. Immaginiamo di dover consegnare al commercialista il libro giornale e il registro IVA di un trimestre: sapere dove si trovano e come si impostano ci fa risparmiare tempo e dubbi.
Per prima cosa: raggiungiamo i report
Dal menu laterale scegliamo Reports. Si apre una pagina con una riga di sottomenu: Bilanci, Contabilità, Clienti, Fornitori, Imposte e Progetti. Dentro ciascuna voce troviamo i report di quel gruppo: per esempio il libro giornale è nel gruppo Contabilità, il registro IVA nel gruppo Imposte.
Successivamente: impostiamo il libro giornale
Apriamo il report Libro giornale. In alto, nella sezione Date, indichiamo il periodo con i campi «Da» e «A» (nell'esempio 01.01.19 - 31.12.19). Nella sezione Conti troviamo le opzioni: Includi registrazioni non contabilizzate, Mostra protocollo, Mostra registrazioni di chiusura e apertura e Raggruppa per data. Poi clicchiamo su OK: il programma risponde mostrando sotto l'anteprima «Libro giornale per il periodo 01.01.19 - 31.12.19».
Una volta generata l'anteprima: leggiamo e salviamo
L'anteprima elenca, per ogni registrazione, la data, il protocollo, il numero di riga, l'annotazione, gli importi in Dare e Avere, il conto e la descrizione del conto. In alto a destra troviamo tre pulsanti: PDF per salvare il documento, Esporta per ottenere un file di dati e Stampa per la stampa.
Il registro IVA vendite
Nel report Registro IVA vendite ci basta scegliere l'Anno (nell'esempio 2019), il Periodo (T2, secondo trimestre) e, in «Altro», le Serie numeriche da includere (nell'esempio «Tutte»). Anche qui possiamo includere le registrazioni non contabilizzate.
| Elemento | A che cosa serve |
|---|---|
| Libro giornale | Elenco cronologico di tutte le registrazioni |
| Registro IVA vendite | Elenco delle fatture di vendita con l'IVA, per periodo |
| Salva il documento in formato PDF | |
| Esporta | Produce un file di dati utilizzabile in altri programmi |
| Stampa | Invia il report alla stampante |
Infine: il controllo
Verifichiamo che il periodo del report coincida con quello richiesto e che i totali di Dare e Avere del libro giornale siano uguali. Salviamo il PDF con un nome chiaro (report, periodo, data) e conserviamolo come modello di archiviazione.
Checklist operativa
Completa ogni voce dopo aver svolto davvero il passaggio in Ads Manager. Al completamento si sblocca il quiz.
Tipologie applicative
Gli elementi principali.
Report
Documento finale.
Libro giornale
Registrazioni in ordine di data.
Registro IVA
IVA per periodo.
File da conservare.
Esporta
File di dati.
Periodo
Intervallo di date.
Glossario interattivo
Tocca un termine per vederne la definizione.
Esercitazioni pratiche
Esercizio 1 — Libro giornale
Scrivi i passaggi per generare il libro giornale dell'anno.
Esercizio 2 — Registro IVA
Descrivi come imposti il registro IVA vendite del secondo trimestre.
Esercizio 3 — Controllo
Elenca tre verifiche da fare prima di consegnare un report.
Quiz & Attestato
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